Wissenswertes zu Rollen, Verantwort­lichkeiten, Befugnisse

Kennen Sie als Führungskraft, wenn Kapazitäten in Ihren Prozessen/ in Ihrer Abteilung/ in Ihrem Bereich fehlen und Sie direkt daran denken, neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einzustellen? Das kommt daher, dass Sie noch nicht in Rollen, sondern in Stellen denken.

In Audits wird man mit dem Rollenbegriff konfrontiert.

Unter dem Abschnitt „Führung“ haben die Begriffe Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse einen speziellen Stellenwert.

Die oberste Leitung muss sicherstellen, dass die Verantwortlichkeiten und Befugnisse für relevante Rollen innerhalb der gesamten Organisation zugewiesen, bekannt gemacht und verstanden werden.

Auf diesbezügliche Fragestellungen werden oftmals Stellenbeschreibungen vorgelegt. In Stellenbeschreibungen werden oftmals die Aufgaben der Stelle im Detail angeführt. Im Sinne der Weiterentwicklung bestehender Systeme soll hier nochmals genauer hingesehen werden.

Wesentliche Erkenntnisse aus der Textgegenüberstellung

• ISO 9000:2015: Adressiert sind die Person oder Personengruppe einer Organisation, die eigene Funktionen/Rollen mit Verantwortlichkeiten, Befugnissen und Beziehungen hat, um Ziele zu erreichen.
• ISO 9001:2015: Bewusstsein wird dann erreicht, wenn Personen verstehen, worin ihre Verantwortlichkeiten liegen und wie ihre Handlungen zum Erreichen der Ziele der Organisation beitragen.
• ISO 9001:2015: Verantwortlichkeiten und Befugnisse für Prozesse sind zuzuweisen.
• ISO 9001:2015: nur diese zielt bei der Planung von Änderungen am QM auf die Zuweisung oder Neuzuweisung von Verantwortlichkeiten und Befugnissen ab.
• Die ISO 9001:2015 fordert bei der Entwicklungsplanung im Zusammenhang mit dem Entwicklungsprozess die Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Befugnissen.
• Alle Anforderungsmodelle verwenden unter 9.2.2 (Audit/Auditprogramme) den Begriff Verantwortung.
• Bei der ISO 45001:2018 spielen vor allem bei der Konsultation und Beteiligung der Beschäftigten Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse (im Zusammenhang auch mit rechtlichen Anforderungen) eine Rolle – aber auch bei der Bestimmung der Kompetenz für Rollen.
• Keine Besonderheiten bei der ISO 50001:2018.
• Begriff Aufgaben: wurde nur in der ISO 14001:2004 (Version vor der ISO 14001:2015) im Zusammenhang mit Verantwortlichkeit, Befugnisse und Ressourcen gebracht.

Wichtige Erkenntnisse

• Die Begriffe Stellen und Aufgaben kommen in den Normen nicht vor
• Stellen müssen der Aufbauorganisation zugeordnet werden
• Kundennutzen entsteht nicht durch die Aufbauorganisation (Organigramm), sondern durch die Ablauforganisation (Prozesse oder Projektinfrastruktur) – beim Denken in Ablauforganisationen steht der Kundennutzen eher im Vordergrund
• Rollen entsprechen eher der Ablauforganisation (Aufgabenprofile)
• In agilen Organisationen, in denen automatisch mehr Aufgabenprofile (Rollen) benötigt werden als Köpfe vorhanden sind, ist das Denken in einer Linien- oder Matrixorganisation gar nicht mehr möglich
• Es gibt systemkritische Rollen, die für die Wertschöpfung wichtig sind
• Ein systemkritischer Rollenengpass kann dann vorliegen, wenn ein „Kopf“, eher drei oder vier systemkritische Rollen wahrnimmt

Vor allem in Transformationsprozessen von Organisationen ist es wichtig, dass sauber zwischen Stellen, Rollen und Köpfen unterschieden wird.